Política de tratamiento de datos personales

1. OBJETIVO

Con el objetivo de dar cumplimiento a la legislación vigente en materia de protección de datos, en especial la Ley 1581 de 2012 y al Decreto 1377 de 2013 (Y demás normas que los modifiquen, adicionen, complementen o desarrollen), a continuación, lo ponemos al tanto de los aspectos relevantes en relación con la recolección, uso y transferencia de datos de CONSTRUCTORA CARPOL S.A.S. (en adelante CARPOL), identificada con NIT. 800.040.872-9, como Responsable del Tratamiento realiza de sus datos personales.

En esta política usted encontrará los lineamientos corporativos y de Ley bajo los cuales CARPOL realiza el tratamiento de sus datos personales, la finalidad, sus derechos como Titular, así como los procedimientos internos y externos que existen para el ejercicio de tales derechos ante la compañía, entre otros.

2. DATOS DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

Responsable del Tratamiento	CONSTRUCTORA CARPOL S.A.S.
NIT	800.040.872-9
Domicilio	Calle 4 No. 7-32, Oficina 301, Popayán, Cauca, Colombia
Correo de privacidad	info@constructoracarpol.com
Sitio web	www.constructoracarpol.com
Fecha de actualización	9 de junio de 2026
Vigencia	Indefinida, sujeta a actualización conforme a la ley

3. ALCANCE.

Esta Política regula todos los procesos organizacionales de CARPOL que involucren el tratamiento de datos de carácter personal, e informa en general a todas las personas que entreguen sus datos personales a la compañía, sobre la Política que le es aplicable a todas las bases de datos y datos personales en ellas contenidos.

4. LEGISLACIÓN APLICABLE.

Esta política fue elaborada teniendo en cuenta la legislación vigente en materia de Protección de Datos Personales, en particular la Ley Estatutaria 1581 del 17 de octubre de 2012, el Decreto 1377 de 2013 “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012” y el artículo 2.2.2.25.1.1 sección 1 capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015 (Y demás normas que los modifiquen, adicionen, complementen o desarrollen).

5.BASES DE DATOS.

CARPOL almacena los datos personales que recopila para las finalidades mencionadas en esta Política y en las respectivas autorizaciones, en bases de datos físicas y/o digitales, las cuales se encuentran identificadas dentro de un inventario interno generado en cumplimiento del Principio de Responsabilidad Demostrada.

Las bases de datos, al igual que la información contenida en estas, estarán disponibles de acuerdo con la ejecución de las actividades para la cual fueron recopiladas, y en atención a los parámetros de tratamiento y almacenamiento informado en esta política de privacidad.

6.DEFINICIONES.

Para efectos de la presente Política, los términos que se señalan a continuación tendrán los siguientes significados:

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por CARPOL dirigida al Titular de datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de la presente Política para el manejo y tratamiento de datos personales, la forma de acceder a la misma y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales por parte de la compañía.

El aviso de privacidad es utilizado únicamente en caso de que CARPOL no se encuentre en la capacidad de poner a disposición del público esta Política;

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que son objeto de Tratamiento.

Son bases de datos manuales aquellas cuya información se encuentra organizada y almacenada de manera física.

Son bases de datos automatizadas aquellas que se almacenan y administran con la ayuda de herramientas informáticas.

Consulta: Solicitud del Titular del dato o las personas autorizadas por éste o por la ley para acceder a la información que repose en cualquier base de datos de CARPOL, bien sea que esté contenida en un registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Dato personal público: Dato que no es ni semiprivado, ni privado, ni sensible, y que por su naturaleza puede estar contenido en registros públicos, documentos públicos, gacetas oficiales, boletines oficiales y/o sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

Son considerados como datos públicos, entre otros, los datos relativos al registro civil de las personas, a su profesión u oficio y/o a su calidad de comerciante o de servidor público.

Dato personal privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para su Titular.

Dato personal semiprivado: Dato cuyo conocimiento o divulgación puede interesar a la persona Titular de la información y a un cierto sector o grupo de personas.

Dato personal sensible: Dato que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tal como aquel que revele el origen racial o étnico; la orientación política; las convicciones religiosas o filosóficas; la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garantice los derechos y garantías de partidos políticos de oposición; los datos relativos a la salud, a la vida sexual; y los datos biométricos.

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

Incidente de Seguridad: Acceso, intento de acceso, uso, divulgación, modificación o destrucción no autorizada de información y en general una violación a la Política de Seguridad de la Información

Oficial de Protección de Datos Personales: Área o persona de la organización encargada de la función de protección de datos personales.

Reclamo: Solicitud del Titular del dato o las personas autorizadas por éste o por la ley para corregir, actualizar, o suprimir sus datos personales o para revocar la autorización en los casos establecidos en la ley.

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

Titular de la información: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Transferencia. Se presenta cuando el Responsable del tratamiento, ubicado en Colombia, envía información personal a un tercero receptor, ubicado dentro o fuera del país, y que a su vez es Responsable del tratamiento de dicha información;

Transmisión. Se presenta cuando el Responsable del tratamiento, ubicado dentro o fuera del país, comparte información personal para su tratamiento por parte del Encargado del Tratamiento ubicado dentro o fuera del país

7.PRINCIPIOS RECTORES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.
En todas las actividades relacionadas con el tratamiento de datos personales que se encuentran en las bases de datos de CARPOL, deben aplicarse integralmente los principios reconocidos por la ley y la jurisprudencia de la Corte Constitucional colombiana, siendo estos los siguientes:

Principio de finalidad. El Tratamiento de datos personales debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.

La finalidad de las bases de datos de CARPOL está establecida por la normatividad vigente y/o las necesidades de operación de la compañía.

Los datos recopilados no serán utilizados para fines diferentes a los establecidos en la autorización otorgada por el Titular y/o para aquellos legal y contractualmente autorizados.

Principio de Necesidad y Proporcionalidad. Los datos personales que se encuentran dentro de las bases de datos de CARPOL deben ser los estrictamente necesarios para cumplir las finalidades del Tratamiento. En tal sentido, deben ser adecuados, pertinentes y acordes con las finalidades para los cuales fueron recolectados.

Principio de Temporalidad. El período de conservación de los datos personales que se encuentran dentro de las bases de datos de CARPOL debe ser el necesario para alcanzar la finalidad para la cual se han recolectado.

Principio de libertad. El Tratamiento de datos personales sólo podrá realizarse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular de los datos. Por ello, los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial.

En el evento que los datos sean capturados por CARPOL se deberá informar al Titular del dato de manera clara, suficiente y previa acerca de la finalidad del tratamiento de la información suministrada y, por tanto, no podrán recopilarse datos sin la clara especificación acerca de la finalidad del tratamiento de los mismos.

Principio de veracidad o calidad. La información sujeta a Tratamiento debe ser cierta, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

Se deben adoptar medidas razonables para asegurar que los datos recopilados sean precisos y suficientes y, cuando así lo solicite el Titular o cuando CARPOL lo determine, sean actualizados, rectificados o suprimidos, esto último de ser procedente.

Principio de transparencia. En el Tratamiento se debe garantizar el derecho del Titular a obtener por parte de CARPOL, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

Principio de acceso y circulación restringida. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido de los datos a sus Titulares o a terceros autorizados.

Principio de seguridad. La información que sea tratada por CARPOL se deberá proteger implementando las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los registros que dentro de lo posible eviten su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Principio de confidencialidad. Todos los colaboradores que intervengan en el Tratamiento de datos personales, que no tengan la naturaleza de públicos, están obligados a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizado el tratamiento y/o su relación con alguna de las labores que lo comprende.

8.TRATAMIENTO Y FINALIDAD CON LA QUE SE EFECTÚA LA RECOLECCIÓN DE DATOS PERSONALES.

CARPOL hará el tratamiento de los Datos Personales, es decir, que respecto de los mismos realizará actividades tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación, transmisión o supresión, con el fin de cumplir con el desarrollo normal del objeto social de nuestra compañía y de nuestra relación con los titulares de los datos.

8.1Tratamiento de Datos Personales de Clientes

Los Datos Personales tratados por CARPOL deberán someterse estrictamente y únicamente a las finalidades que se señalan a continuación, las cuales deberán ser igualmente atendidas por los Encargados o terceros que tengan acceso a los Datos Personales por virtud de ley o contrato:

8.1.1. Desarrollar las actividades derivadas de la relación precontractual (solicitudes de separación o reserva de inmuebles, la verificación de la disponibilidad del bien y el registro del interés del potencial comprador, previas a la celebración de cualquier contrato de promesa de compraventa o compraventa, entre otras), contractual y poscontractual, incluyendo la recolección, validación, almacenamiento, actualización y gestión de la información necesaria para la prestación de servicios, comercialización de inmuebles, recepción documental, gestión financiera y traslado de recursos.

8.1.2. Dar cumplimiento a obligaciones legales, regulatorias, contractuales y corporativas relacionadas con el desarrollo de las actividades propias del objeto social de CARPOL.

8.1.3. Gestionar procesos de escrituración, registro, legalización, entrega de inmuebles, trámites ante notarías, oficinas de registro de instrumentos públicos, fiduciarias, entidades financieras, cajas de compensación familiar, entidades otorgantes de subsidios y demás terceros vinculados al desarrollo de proyectos inmobiliarios.

8.1.4. Contactar al Titular mediante correo electrónico, correo físico, llamadas telefónicas, mensajes de texto (SMS/MMS), aplicaciones de mensajería instantánea como WhatsApp u otros canales autorizados, para fines operativos, administrativos, contractuales, informativos, comerciales, de servicio al cliente, el envío de información comercial, promocional e institucional y cobranza, de conformidad con la Ley 2300 de 2023 y las normas que la modifiquen o sustituyan.

8.1.5. Evaluar, administrar y monitorear el riesgo crediticio, financiero y comercial; consultar, reportar, actualizar, almacenar y tratar información ante centrales de información y riesgo, así como realizar actividades de cobranza directamente o a través de terceros autorizados.

8.1.6. Verificar información en listas restrictivas nacionales e internacionales, bases de datos públicas o privadas y demás mecanismos de validación para la prevención del fraude, lavado de activos, financiación del terrorismo, corrupción y demás actividades ilícitas.

8.1.7. Atender solicitudes, consultas, peticiones, quejas, reclamos, requerimientos judiciales o administrativos y requerimientos formulados por autoridades competentes.

8.1.8. Realizar actividades de prospección comercial, mercadeo, publicidad, perfilamiento comercial, segmentación, estudios de mercado, análisis de preferencias, medición de satisfacción, encuestas, campañas comerciales, promoción de productos y servicios, envío de información comercial, eventos, lanzamientos y ofertas relacionadas con bienes, estudios de mercado y envío de información relacionada con proyectos inmobiliarios, promociones, eventos, lanzamientos, campañas comerciales y demás actividades relacionadas con el objeto social de CARPOL. y servicios propios o de aliados estratégicos.

8.1.9. Compartir, transmitir o transferir datos personales a aliados estratégicos, proveedores, entidades financieras, compañías vinculadas, matrices, subordinadas o terceros nacionales o internacionales con los cuales exista una relación comercial, contractual o de colaboración, para el cumplimiento de las finalidades autorizadas por el Titular y conforme a la normatividad aplicable.

8.1.10. Gestionar los trámites relacionados con la entrega y legalización de los inmuebles, incluyendo el suministro de información a empresas prestadoras de servicios públicos domiciliarios y demás entidades necesarias para la correcta transferencia de la calidad de suscriptor o usuario.

8.1.11. Conservar la información para fines históricos, estadísticos, contables, legales, probatorios y de auditoría.

8.1.12. Informar cambios en las políticas de tratamiento de datos personales, realizar campañas de actualización de información y mantener actualizados los registros de los titulares.

8.1.13.Realizar actividades de integración y relacionamiento con la comunidad vinculada a los proyectos inmobiliarios y divulgar información relacionada con dichas actividades a través de páginas web, redes sociales, publicaciones corporativas o material informativo.

8.1.14. Implementar medidas de control, monitoreo y seguridad sobre las instalaciones, bienes y activos de CARPOL.

8.1.15. Captar, almacenar y utilizar imágenes, grabaciones de voz y videos obtenidos mediante sistemas de videovigilancia o monitoreo instalados por LA CONSTRUCTORA, como soporte de actividades de seguridad, control de acceso, prevención de riesgos y como medio de prueba en actuaciones judiciales, administrativas, extrajudiciales o investigaciones internas.

8.1.16. Contactar al Titular para identificar sus necesidades, preferencias e intereses, así como para ofrecer información sobre proyectos, productos y servicios comercializados por CARPOL.

8.1.17. Gestionar programas de referidos y recomendaciones comerciales, garantizando el tratamiento adecuado de la información de terceros y la eliminación de los datos cuando no exista interés legítimo o autorización para continuar su tratamiento.

8.1.18. Documentar y gestionar las etapas previas, concurrentes y posteriores al proceso de comercialización de inmuebles, incluyendo reservas, promesas de compraventa, compraventas, escrituración, trámites de financiación, legalización, entrega de inmuebles, garantías y servicio posventa, así como la atención, trámite y seguimiento de reclamaciones relacionadas con vicios de construcción, defectos estructurales, incumplimiento de especificaciones técnicas, vicios ocultos y demás situaciones derivadas de la relación contractual o amparadas por las garantías legales aplicables, incluyendo la coordinación con contratistas, aseguradoras y demás terceros involucrados en su atención y solución.

8.1.19. Captar y utilizar fotografías, imágenes y videos obtenidos durante eventos, ferias, lanzamientos, actividades comerciales o promocionales, para fines informativos, publicitarios, comerciales y de divulgación institucional a través de los medios físicos o digitales que CARPOL considere pertinentes.

8.1.20. Gestionar la recolección, almacenamiento y tratamiento de datos personales obtenidos a través de sitios web, formularios digitales, landing pages, redes sociales, aplicaciones de mensajería, chats en línea y demás canales digitales utilizados por CARPOL, con el fin de atender consultas, gestionar procesos comerciales y dar continuidad a la relación precontractual o contractual.

8.1.21. Expedir certificaciones, constancias, paz y salvos y demás documentos relacionados con la vinculación, adquisición de inmuebles, estado de obligaciones o situación contractual del Titular, cuando resulte procedente o sea solicitado por este o por terceros autorizados.

Adicionalmente, CARPOL recolecta y almacena datos personales de las personas interesadas en adquirir un inmueble dentro de sus proyectos, así como de quienes ya lo han adquirido. Esta información es suministrada directamente por los Titulares o sus representantes y se trata conforme a lo dispuesto en esta Política y en el marco de la Ley 1581 de 2012 y sus normas reglamentarias, de acuerdo con las finalidades autorizadas por los Titulares.

Cuando los datos correspondan a personas jurídicas —que no son considerados datos personales bajo la legislación nacional— CARPOL igualmente garantizará su tratamiento bajo estrictas medidas de seguridad y confidencialidad.

Los clientes, al autorizar por cualquier medio el uso de su información, aceptan que CARPOL podrá: almacenar la información en bases de datos físicas y/o digitales; realizar prospección comercial y análisis de perfiles; efectuar gestión administrativa; llevar registro de clientes que han adquirido inmuebles; ofrecer bienes y servicios; conservar la información para fines estadísticos e históricos o por cumplimiento de obligaciones legales en materia de archivo; atender peticiones, quejas y reclamos; responder a requerimientos de autoridades competentes; y enviar comunicaciones y publicidad sobre proyectos y actividades relacionadas con el objeto social de la compañía, por medios digitales, físicos o mensajes de datos.

En cumplimiento del artículo 52 de la Ley 675 de 2001, CARPOL podrá actuar como administrador provisional de los proyectos que desarrolla, actividad que implica recopilar y tratar datos personales de residentes, visitantes y colaboradores domésticos, con el fin de ofrecer un servicio adecuado a las necesidades de la copropiedad cuya administración le ha sido confiada. Este tratamiento se realizará siempre bajo los principios y finalidades establecidos en la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, y cesará una vez finalice su gestión como administrador provisional.

Los datos podrán ser compartidos, transmitidos, entregados, transferidos o divulgados para las finalidades mencionadas a: i) personas jurídicas que sean filiales, subsidiarias, vinculadas o matriz de CARPOL; ii) operadores necesarios para el cumplimiento de derechos y obligaciones derivados de los contratos celebrados, como call centers, abogados externos, proveedores de servicios de red, entre otros; iii) empresas aliadas que requieran la información para verificaciones y estudios de prevención de riesgo, fraude y lavado de activos, a fin de ofrecer sus propios productos y servicios, sin necesidad de trámite adicional ante dichas empresas.

Vigencia de los Datos de Clientes

Los datos personales de los clientes se conservarán durante un máximo de veinte (20) años contados a partir de la terminación de la relación contractual o la última actividad, periodo que será renovado automáticamente por periodos iguales, a menos que medie solicitud del Titular de la información para proceder a su supresión o la revocación de la autorización, siempre y cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos. Este plazo se establece sin perjuicio de (i) un requisito legal específico para almacenar los datos durante un período determinado, o (ii) la necesidad de almacenar los datos durante un período más largo para defender cualquier derecho e interés en un procedimiento judicial o administrativo, hasta un (1) año después de la transición en cosa juzgada de la sentencia correspondiente.

8.2 Tratamiento de Datos Personales de candidatos, trabajadores y ex trabajadores.

El tratamiento para los datos personales indispensables de candidatos, trabajadores y ex trabajadores estará enmarcado en el orden legal y en virtud de la condición de CARPOL y serán todos los necesarios para el cumplimiento de las obligaciones que posee como empleador.

Finalidades específicas para candidatos

8.2.1. Verificación, comparación y evaluación de las competencias laborales y personales de los prospectos respecto de los criterios de selección de CARPOL.

8.2.2. Realización de procesos de selección, programando entrevistas y aplicación de las pruebas a los aspirantes.

8.2.3. Evaluar directamente o por intermedio de terceros las pruebas de selección de los aspirantes.

8.2.4. Realización de pruebas de conocimiento, psicológicas y/o técnicas a los titulares de los datos personales.

8.2.5. Informar los resultados generales del proceso de selección.

8.2.6. Consultar y evaluar toda la información que sobre el aspirante al cargo se encuentre almacenada en las bases de datos de antecedentes judiciales o de seguridad legítimamente constituidas, de naturaleza estatal o privada, nacional o extranjera.

Finalidades Específicas para Trabajadores y Ex trabajadores

La información objeto de tratamiento será utilizada, entre otras, para:

8.2.7. Gestionar la vinculación laboral del Titular, incluyendo la celebración, ejecución y terminación del contrato de trabajo, así como realizar las afiliaciones, novedades, reportes, traslados y demás trámites ante las entidades que integran el Sistema de Seguridad Social Integral y el Sistema de Protección Social, tales como Entidades Promotoras de Salud (EPS), Administradoras de Fondos de Pensiones (AFP), Administradoras de Riesgos Laborales (ARL), fondos administradores de cesantías, cajas de compensación familiar y demás entidades parafiscales o de seguridad social que resulten aplicables. Igualmente, gestionar, documentar, reportar y tramitar accidentes de trabajo, enfermedades laborales, incapacidades, licencias y demás situaciones relacionadas con la seguridad y salud en el trabajo, en cumplimiento de la normatividad laboral, de seguridad social y de riesgos laborales vigente.

8.2.8. Cumplir con las obligaciones laborales legales y extralegales en el evento que existieran, derivadas del contrato de trabajo.

8.2.9. Efectuar reportes a autoridades administrativas, de policía y judiciales, cuando estas lo requieran.

8.2.10 Administración de beneficios; pago de nómina; reconocimiento de obligaciones legales, auditorías; reportes contables; análisis estadísticos; interacción con las entidades que manejan o llegaren a manejar el sistema general de seguridad social, entidades recaudadores de parafiscales, Ministerio de Trabajo, UGPP, Superintendencia de Salud, operador de la Planilla Integral de Liquidación de Aportes, Superintendencia de Industria y comercio, Junta Regional y Nacional de calificación de invalidez; capacitación y formación; acceso a convenios con terceros; entre otros procesos propios de la administración de personal.

8.2.11. Desarrollo de capacitaciones.

8.2.12. Monitorear y utilizar las imágenes capturadas a través de los sistemas de video vigilancia instaladas en las instalaciones de CARPOL con el fin de controlar y verificar el desarrollo y rendimiento de las actividades laborales, así como para llevar a cabo investigaciones administrativas y disciplinarias cuando a ello haya lugar.

8.2.13Las demás relacionadas con los eventos en que la información puede ser susceptible de ser compartida.

8.2.14. Realización de procesos de promoción, bienestar laboral, nómina, desempeño y competencias, inducción, entrenamiento, formación, seguridad y salud en el trabajo y ambiente.

8.2.15. Transferir, transmitir o compartir datos personales con entidades administradoras de beneficios, fondos de empleados, aseguradoras, proveedores de bienestar, capacitación, salud ocupacional y demás terceros vinculados a la ejecución de programas o beneficios laborales, cuando ello resulte necesario para su administración y de conformidad con la normatividad aplicable.

8.2.16. Captación y uso de imágenes y videos para el desarrollo de las actividades relacionadas con la Salud ocupacional e incluso para la inclusión de estas en las piezas publicitarias de CARPOL, con fines publicitarios, promocionales o de mercadeo, que requerirá autorización expresa, específica e independiente del titular cuando resulte legalmente exigible.

8.2.17. Adopción de medidas de control y seguridad sobre las diferentes instalaciones de CARPOL.

8.2.18. Expedir certificaciones laborales, constancias de vinculación, paz y salvos, certificados de ingresos y retenciones, y demás documentos requeridos por el trabajador o por entidades públicas o privadas en el marco de la relación laboral vigente o finalizada.

Vigencia de los Datos de Candidatos, Trabajadores y Ex trabajadores

Candidatos: Los datos personales tratados con fines de contratación se conservarán durante un máximo de un (1) año a partir de la última interacción del candidato o tras la finalización del procedimiento de selección y contratación, tras lo cual serán suprimidos o anonimizados, salvo que el candidato otorgue autorización para conservarlos por un periodo mayor.

Trabajadores: Si el Candidato es contratado, los datos recopilados como parte del proceso se procesarán para la gestión de recursos humanos y se almacenarán durante la vigencia del contrato laboral y por el término que indiquen las normas laborales, contables y de seguridad social aplicables una vez terminado el mismo.

Ex trabajadores: La información que en vigencia de un vínculo laboral fue suministrada por ex trabajadores de CARPOL será conservada por esta en los términos de las normas aplicables en materia comercial, laboral y de riesgos laborales y gestión de la seguridad y salud en el trabajo y permanecerá almacenada físicamente, en medios electrónicos o demás medios que se dispongan, durante un máximo de veinte (20) años contados a partir de la terminación del contrato, con el objetivo de garantizar los derechos de seguridad social y pensionales de los ex trabajadores, y para atender requerimientos de autoridades competentes.

Los registros de acceso a la plataforma de contratación (si aplica) se eliminarán automáticamente después de un (1) año.

Estos plazos se establecen sin perjuicio de (i) un requisito legal específico para almacenar los datos durante un período determinado, o (ii) la necesidad de almacenar los datos durante un período más largo para defender cualquier derecho e interés en un procedimiento judicial o administrativo, hasta un (1) año después de la transición en cosa juzgada de la sentencia correspondiente.

8.3 Tratamiento de Datos Personales de proveedores:

A través de los diferentes canales de comunicación o de los documentos dispuestos para el efecto, por medio los cuales se formaliza la vinculación de proveedores y contratistas, se recolectan y almacenan datos personales de los proveedores que prestan sus servicios a CARPOL. Esta información es entregada directamente por el representante legal del proveedor, en caso de encontrarse constituido como una persona jurídica, y/o directamente por los Titulares de la información, y es tratada conforme la presente Política, dentro del marco contextual de la Ley 1581 de 2012 y normas reglamentarias, y bajo las siguientes finalidades:

8.3.1. Gestionar los procesos de selección, vinculación, evaluación, contratación, ejecución, seguimiento, renovación y terminación de relaciones comerciales o contractuales con proveedores y contratistas, incluyendo la elaboración de solicitudes de cotización, requerimientos de bienes o servicios y la verificación del cumplimiento de las obligaciones adquiridas.

8.3.2. Realizar la gestión administrativa, financiera, contable, tributaria, documental y operativa derivada de la relación comercial o contractual, incluyendo facturación, pagos, conciliaciones, registros contables, archivo, actualización, custodia y conservación de documentos e información.

8.3.3. Evaluar la calidad, idoneidad, desempeño y cumplimiento de los productos y servicios suministrados por proveedores y contratistas, así como realizar encuestas de satisfacción y análisis estadísticos internos para el mejoramiento continuo de los procesos.

8.3.4. Analizar, evaluar y gestionar los riesgos asociados al establecimiento, ejecución y mantenimiento de relaciones comerciales o contractuales, incluyendo la consulta y verificación de información en bases de datos públicas o privadas, nacionales o extranjeras, listas restrictivas, antecedentes judiciales, disciplinarios, fiscales, de seguridad y demás fuentes legalmente disponibles para la prevención del fraude, lavado de activos, financiación del terrorismo, corrupción y demás actividades ilícitas.

8.3.5. Dar cumplimiento a obligaciones legales, regulatorias, contractuales, tributarias, contables, de auditoría y de control interno, así como atender requerimientos de autoridades judiciales, administrativas, regulatorias, de inspección, vigilancia y control, auditores internos o externos y demás entidades competentes.

8.3.6. Contactar a los proveedores y contratistas mediante correo electrónico, correo físico, llamadas telefónicas, mensajes de texto (SMS/MMS), aplicaciones de mensajería instantánea u otros canales autorizados para el desarrollo, ejecución, seguimiento y cumplimiento de la relación comercial o contractual.

8.3.7.Emitir certificaciones, constancias y demás documentos relacionados con la relación comercial o contractual existente entre las partes.

8.3.8.Realizar campañas de actualización de datos, informar modificaciones en las políticas de tratamiento de datos personales y mantener actualizada la información de proveedores y contratistas.

8.3.9.Conservar la información para fines históricos, estadísticos, probatorios, legales, contables, contractuales y de auditoría durante los términos establecidos por la ley.

8.3.10. Transferir y transmitir datos personales a terceros, aliados estratégicos, matrices, subordinadas, filiales, proveedores de servicios o entidades ubicadas en Colombia o en el exterior, cuando sea necesario para el desarrollo de la relación comercial o contractual o para el cumplimiento de obligaciones legales y corporativas, observando las disposiciones legales aplicables en materia de protección de datos personales.

8.3.11. Gestionar las garantías, pólizas de cumplimiento, calidad y estabilidad de obra, seguros de responsabilidad civil y demás amparos requeridos en el marco de la relación contractual con proveedores y contratistas, incluyendo el tratamiento de datos necesario para la expedición, seguimiento, reclamación y liquidación de dichas pólizas ante aseguradoras y entidades competentes.

Vigencia de los Datos de Proveedores

Los datos personales de los proveedores se conservarán durante un máximo de diez (10) años contados a partir de la terminación de la relación contractual o la última actividad, periodo que será renovado automáticamente por periodos iguales, a menos que medie solicitud del Titular de la información para proceder a su supresión o la revocación de la autorización, siempre y cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos. Este plazo se establece sin perjuicio de (i) un requisito legal específico para almacenar los datos durante un período determinado, o (ii) la necesidad de almacenar los datos durante un período más largo para defender cualquier derecho e interés en un procedimiento judicial o administrativo, hasta un (1) año después de la transición en cosa juzgada de la sentencia correspondiente.

8.4 Tratamiento de datos personales de menores de edad (niñas, niños y adolescentes – NNA-):

CARPOL en el normal desarrollo de sus operaciones, usualmente no realiza el tratamiento de datos de NNA. Sin embargo, en caso de ser imperativo hacerlo (por ejemplo, para actividades relacionadas con los hijos de los empleados, o en programas específicos), se asegurará el respeto del interés superior de los NNA y sus derechos fundamentales.

CARPOL no realizará actividades de mercadeo, perfilamiento comercial, segmentación publicitaria o decisiones automatizadas respecto de niñas, niños y adolescentes.

Requisitos Especiales para el Tratamiento de Datos de NNA

El tratamiento de datos de NNA requiere de la autorización previa, expresa e informada del representante legal del NNA (padres o quien ejerza la patria potestad o representación legal), previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

Se informará al representante legal la naturaleza de los datos que se recolectarán, las finalidades del tratamiento y los derechos del NNA como Titular.

Solo se tratarán aquellos datos de NNA que sean de naturaleza pública o aquellos que sean estrictamente necesarios para el desarrollo de la finalidad autorizada.

Vigencia de los Datos de NNA

Los datos personales de NNA, cuando sean recolectados, se conservarán por el tiempo estrictamente necesario para cumplir con la finalidad para la cual fueron obtenidos y de acuerdo con las autorizaciones otorgadas por sus representantes legales, o por el término máximo de diez (10) años, a menos que medie solicitud de supresión por parte del representante legal y no exista un deber legal o contractual de conservarlos. Este plazo se establece sin perjuicio de (i) un requisito legal específico para almacenar los datos durante un período determinado, o (ii) la necesidad de almacenar los datos durante un período más largo para defender cualquier derecho e interés en un procedimiento judicial o administrativo, hasta un (1) año después de la transición en cosa juzgada de la sentencia correspondiente.

8.5 Tratamiento de datos en sistemas de Videovigilancia:

CARPOL como parte de sus políticas de seguridad, monitoreo de sus actividades y controles de entrada y salida de sus oficinas, podrá realizar grabaciones de audio y video en sus oficinas y sitios comunes de sus instalaciones. Tales grabaciones realizadas mediante un sistema de video vigilancia, tendrán una duración en los archivos de la compañía de un máximo de treinta (30) días para posteriormente ser objeto de borrado o destrucción segura.

Vigencia de los Datos de Videovigilancia

Las imágenes personales de las personas captadas por los sistemas de videovigilancia quedarán grabadas y almacenadas por un periodo de treinta (30) días calendario, contados a partir de su captura, y después serán borradas de manera automática, salvo que: i) Se requieran para el cumplimiento de una obligación legal; ii) Sean solicitadas como medida cautelar por autoridad judicial o administrativa competente; iii) Se requieran para adelantar investigaciones administrativas, disciplinarias o penales, en cuyo caso se conservarán durante el tiempo necesario para el desarrollo de dichas investigaciones y procesos, y un (1) año después de la transición en cosa juzgada de la decisión correspondiente. El acceso a estas imágenes estará restringido y se realizará únicamente por personal autorizado o por el Departamento de Seguridad de CARPOL en caso de violación o sospecha de violación a las medidas de seguridad implementadas o para los fines antes mencionados.

9. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN.

En concordancia con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, los derechos que tiene el Titular de los datos personales son los siguientes:

Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales, los cuales se encuentran contenidos en las bases de datos de la compañía.
Conocer mediante previa solicitud el tratamiento que se dará a sus datos personales.
Solicitar la respectiva prueba de autorización de uso de sus datos personales.
Revocar total o parcialmente la autorización de usos de sus datos personales.
Elevar sus quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, por incumplimientos en lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, una vez haya agotado el respectivo trámite ante el Responsable del Tratamiento.
Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

Los derechos de los Titulares, podrán ejercerse por las siguientes personas:

Por el Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición de CARPOL, la cual, para el efecto podrá mantener mecanismos de validación de la información.
Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.
Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.

10. DEBERES DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO.

CARPOL como Responsable del Tratamiento deberá cumplir con las siguientes obligaciones, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la ley 1581 de 2012 y en otras que rijan su actividad:

Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular;
Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;
Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;
Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento;
Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley;
Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley;
Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos;
Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares;
Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se establece en la presente política;
Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal;
Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio;
Permitir el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas por el titular o facultadas por la ley para dicho efecto.

11. AUTORIZACIONES Y CONSENTIMIENTO

La recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos personales por parte de CARPOL, requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del Titular de los mismos.

Obtención y otorgamiento de la autorización:

La autorización puede constar en un documento físico, electrónico, mensaje de datos, grabaciones de voz, Internet, Sitios Web, o mediante un mecanismo técnico o tecnológico idóneo, que permita manifestar u obtener el consentimiento vía clic o doble clic, conductas inequívocas o en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta o verificación.

La autorización será emitida por la compañía y puesta a disposición del Titular, informándole lo siguiente:

El tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales y la finalidad del mismo.
El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de niñas, niños o adolescentes.
Los derechos que le asisten como Titular se encuentran previstos en el artículo 8 de la ley 1581 de 2012.
La identificación, dirección física o electrónica de CARPOL.
Casos en los cuales no es requerida la autorización:

La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:

Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;
Datos de naturaleza pública;
Casos de urgencia médica o sanitaria;
Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos;
Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

Autorización para tratamiento de datos sensibles:

Cuando se trate de la recolección de datos sensibles se deben cumplir los siguientes requisitos:

La autorización debe ser explícita.
Se debe informar al Titular que no está obligado a autorizar el tratamiento de dicha información a menos que la misma sea absolutamente necesaria para la prestación de los servicios de CARPOL.
Se debe informar de forma explícita y previa al Titular cuáles de los datos que serán objeto de tratamiento son sensibles y las finalidades del tratamiento.

Prueba de la autorización:

CARPOL contará con los procedimientos y procesos necesarios, con el fin de determinar e identificar cuando y como obtuvo la autorización por parte de titulares.

Revocatoria de la autorización:

Los titulares podrán revocar el consentimiento de uso y tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual. La revocatoria puede ser parcial o total, motivo por el cual el alcance de la revocatoria debe ser aclarado por parte del Titular en el momento de solicitar la misma.

12. TRÁMITE DE CONSULTAS.

La compañía garantizará el derecho de consulta, informando a los titulares toda información contenida en su registro y que este directamente relacionada con sus datos personales, previa acreditación de su identidad o de su representante.

Para la atención de solicitudes de consulta CARPOL ha dispuesto de los siguientes canales:

Canal oficial de atención al Titular — Art. 15 y 16 Ley 1581 de 2012

• Correo electrónico: info@constructoracarpol.com

• Dirección física: Calle 4 No. 7-32, Oficina 301, Popayán, Cauca, Colombia.

• Horario de atención: lunes a viernes, 9:00 a.m. – 5:00 p.m.

Las consultas independientes del medio utilizado, serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo. Cuando no fuera posible atender la consulta dentro del término mencionado con anterioridad, se informará al Titular antes del vencimiento del tiempo establecido, dando a conocer los motivos de la demora e indicando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual no puede ser superior a cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

13. TRÁMITE DE LAS RECLAMACIONES O QUEJAS:

Los Titulares que consideren que la información contenida en las bases de datos de CARPOL debe ser corregida, actualizada o suprimida, o cuando se identifica incumplimiento a los deberes definidos dentro de la Ley 1581 de 2012, podrán presentar la respectiva queja ante la compañía, mediante los siguientes canales informados.

Para el trámite de las Quejas se realizará el siguiente procedimiento:

El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a CARPOL, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quieran hacer valer.

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga «reclamo en trámite» y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

14. SOLICITUD DE AUTORIDADES JUDICIALES O ADMINISTRATIVAS.

Para el suministro de información a autoridades judiciales o administrativas se debe atender a lo dicho por la Corte Constitucional en la sentencia C-748 de 2011:

La entidad pública o administrativa debe justificar su solicitud indicando el vínculo entre la necesidad de obtener el dato y el cumplimiento de sus funciones constitucionales o legales.
En segundo lugar, con la entrega de la información se le comunicará a la entidad pública o administrativa que en ella recae el deber de cumplir con las obligaciones y exigencias que le impone la ley 1581 de 2012, como responsable del tratamiento de datos, o encargado en ciertos casos.
La entidad administrativa receptora debe cumplir todos los mandatos legales que frente al tema existan para la fecha de la recepción de la información, en especial los principios de finalidad, uso legítimo, circulación restringida, confidencialidad y seguridad.

15. TRANSMISIÓN DE LA INFORMACIÓN.

Obligaciones Contractuales: Con el fin de garantizar la seguridad de las bases de datos, en los contratos laborales y de prestación de servicios y los demás en los que por virtud del objeto contractual se tenga acceso a las bases de datos, se pacta la obligación de privacidad, responsabilidad y confidencialidad sobre dichos datos. Así, todas las personas que intervengan en el tratamiento de los datos personales están obligadas a garantizar la reserva de la información y los datos, incluso después de finalizada su relación con CARPOL.

CARPOL suscribe contratos con todos los proveedores o terceros que cumplen las características de Encargados en los términos previstos por la legislación vigente.

CARPOL establece las instrucciones de tratamiento de datos a seguir por el Encargado y verifica el adecuado manejo de información de los diferentes proveedores en los términos establecidos en el contrato y la Ley como “Encargados del tratamiento de datos personales”.

Una vez cumplida la prestación contractual, los datos de carácter personal son destruidos o devueltos a la compañía, al igual que cualquier soporte o documento en que conste algún dato de carácter personal objeto del tratamiento.

En el caso de que el encargado del tratamiento destine los datos a otra finalidad, los comunique o los utilice incumpliendo las estipulaciones del contrato, será considerado, también, Responsable del tratamiento, respondiendo de las infracciones en que hubiera incurrido personalmente.

CARPOL tiene establecidos lineamientos para la relación con agentes externos que tengan acceso o puedan tener acceso potencial a la información o recursos informáticos y por tanto a las bases de datos.

El tercero que accede a la información y a los recursos informáticos debe acatar los lineamientos establecidos por CARPOL en su Política de Privacidad.
En el acceso a la información y a los recursos informáticos se establecen acuerdos de confidencialidad para que no se otorgue acceso a la información sin la existencia de una autorización y compromiso explícito.
En el contrato establecido entre CARPOL y los agentes externos, se
especifica la necesidad de acceso a la información.

16. TRANSFERENCIA DE DATOS A TERCEROS PAÍSES

De acuerdo con el Título VIII de la Ley 1581 de 2012, se prohíbe la transferencia de datos personales a países que no proporcionen niveles adecuados de protección de datos. Se entiende que un país ofrece un nivel adecuado de protección de datos cuando cumpla con los estándares fijados por la Superintendencia de Industria y Comercio sobre la materia, los cuales en ningún caso podrán ser inferiores a los que la ley exige a sus destinatarios. Esta prohibición no regirá cuando se trate de:

Información respecto de la cual el Titular haya otorgado su autorización expresa e inequívoca para la transferencia.
Intercambio de datos de carácter médico, cuando así lo exija el tratamiento del Titular por razones de salud o higiene pública.
Transferencias bancarias o bursátiles, conforme a la legislación que les resulte aplicable.
Transferencias acordadas en el marco de tratados internacionales en los cuales la República de Colombia sea parte, con fundamento en el principio de reciprocidad.
Transferencias necesarias para la ejecución de un contrato entre el Titular y el responsable del tratamiento, o para la ejecución de medidas precontractuales siempre y cuando se cuente con la autorización del Titular.
Transferencias legalmente exigidas para la salvaguardia del interés público, o para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.

Se debe tener en cuenta que, en los casos no contemplados como excepción, corresponderá a la Superintendencia de Industria y Comercio proferir la declaración de conformidad relativa a la transferencia internacional de datos personales.

17. COOKIES O WEB BUGS

El tratamiento de información mediante cookies se encuentra regulado en la Política de Cookies publicada en el sitio web.

18. MEDIDAS DE SEGURIDAD.

CARPOL cuenta con mecanismos internos de seguridad de la información y protocolos de acceso y administración de las bases de datos que administra para evitar la adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento de la información personal. Para ello, adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros.

No obstante, CARPOL se exonera de responsabilidad por manipulaciones ilícitas de terceros, fallas técnicas o tecnológicas, o cualquier situación que se encuentre por fuera de su control directo y que no le fuera imputable.

En caso de incidentes de seguridad que comprometan datos personales, CARPOL adoptará las medidas de contención, mitigación y reporte previstas en la normatividad vigente y, cuando corresponda, informará a la Superintendencia de Industria y Comercio y a los titulares afectados.

Además de lo anterior, CARPOL ha desarrollado y/o implementará elementos de orden contractual para fortalecer la responsabilidad de los Encargados (si aplica) y en general de quien tenga acceso a las bases de datos, tales como:

Acuerdos o cláusulas de confidencialidad con proveedores, contratistas y terceros.
Cláusulas de confidencialidad y manejo de datos personales en los contratos laborales de empleados.
Inclusión de leyendas de autorización y aviso de privacidad en los formatos y eventos donde se capture información personal.

Todos los empleados y contratistas de CARPOL que intervengan en el tratamiento de datos personales están obligados en todo tiempo a garantizar la reserva de la información.

19. VIGENCIA.

La presente Política entrará en vigor a partir del 9 de junio de 2026.

Las bases de datos en las que se registrarán los datos personales se conservarán mientras se mantenga la finalidad para la cual fueron recolectados, la relación contractual con el Titular de la información, o cuando este solicite su supresión y siempre que no exista un deber legal o contractual de conservarlos por un término superior.

CARPOL se reserva el derecho de modificar, en cualquier momento y de manera unilateral, la presente Política de Tratamiento de la Información y Datos Personales. Cualquier cambio sustancial en las Políticas de Tratamiento será comunicado oportunamente a los Titulares mediante la publicación en el sitio web de CARPOL, carteleras informativas, correo electrónico o cualquier otro medio que se considere idóneo y efectivo para tal fin, indicando la fecha a partir de la cual regirá la nueva Política. Los cambios efectuados no entrarán en vigor sino luego de su publicación.